El módulo «Destinatarios adicionales» permite añadir otras direcciones de correo electrónico a las notificaciones de reserva. De forma predeterminada, el usuario del calendario (el empleado al que está asignada la cita reservada) recibe una notificación por correo electrónico en caso de nuevas reservas, modificaciones o cancelaciones. Sin embargo, en muchas organizaciones también deben estar informadas otras personas o direcciones de correo electrónico centrales, como asistentes, buzones de equipo, jefes de departamento o personal administrativo. El módulo cubre esta necesidad sin tener que configurar varios calendarios independientes ni reenvíos complicados.
Casos de uso
1. Una dirección central del equipo recibe todas las reservas
Una consulta médica cuenta con varios médicos, cada uno con su propio calendario. Además, la dirección de correo electrónico central de la consulta citas@example.com debe recibir todas las reservas de todos los médicos, para tener una visión general y poder intervenir y coordinar cuando sea necesario.
2. Se notifica también a un asistente
Un director general tiene un calendario personal, pero su asistente también debe estar informado de todas las citas para hacer los preparativos, tener la documentación lista o reservar salas.
3. Varios responsables de sede reciben resúmenes
Una empresa con varias sedes tiene un calendario por sede. El director regional desea recibir una copia de todas las reservas de todas las sedes para supervisar la ocupación y las tendencias.
4. Coordinación entre departamentos
Una consultora cuenta con distintos asesores. En determinados motivos de cita (por ejemplo, «Consultoría estratégica»), también debe informarse al jefe de departamento, para que pueda participar si es necesario o aclarar dudas.
5. Responsable suplente
Un trabajador autónomo desea que un compañero o socio también reciba todas las reservas, por si él mismo pasa por alto el correo electrónico o está de vacaciones.
6. Contabilidad en caso de pagos recibidos
En las citas con pago anticipado, también debe informarse al departamento de contabilidad para que registre los pagos recibidos.
Configuración
- Global para todos los calendarios: una o varias direcciones de correo electrónico reciben todas las reservas de todo el sistema
- Por calendario: cada calendario puede tener sus propios destinatarios adicionales
- Por motivo de cita: determinados motivos de cita envían notificaciones a destinatarios adicionales específicos (por ejemplo, clientes VIP → se informa a la dirección)
Funcionamiento
En cada acción relevante (nueva reserva, modificación, cancelación), el sistema comprueba:
- ¿Quién es el destinatario principal? (usuario del calendario)
- ¿Hay destinatarios adicionales configurados?
- Envía el correo electrónico al destinatario principal y a todos los destinatarios adicionales
Todos los destinatarios reciben el mismo correo electrónico con la misma información.
Tipos de correo electrónico afectados
- Nueva reserva: notificación al operador en caso de nueva reserva
- Modificación o aplazamiento de la cita: notificación cuando el cliente o alguien manualmente realiza un cambio
- Cancelación de la cita: notificación en caso de anulación
- Opcional: recordatorios: los recordatorios de citas dirigidos al operador también pueden enviarse a destinatarios adicionales
Protección de datos y permisos
Dado que los destinatarios adicionales reciben datos personales de los clientes (nombre, correo electrónico, teléfono y, en su caso, datos de salud), deben tenerse en cuenta los aspectos de protección de datos:
- Interés legítimo: solo deberían configurarse como destinatarios adicionales las personas que necesiten acceder a los datos de reserva por motivos operativos
- Conformidad con el RGPD: los destinatarios adicionales deben estar sujetos a un deber de confidencialidad
- Documentación: en la política de privacidad debería comunicarse de forma transparente qué personas o departamentos tienen acceso a los datos de reserva
- Revisar los permisos de acceso: comprobar periódicamente si todos los destinatarios configurados siguen estando autorizados
Ventajas
- Transparencia: varias personas están informadas y nadie se lleva sorpresas
- Redundancia: si una persona pasa por alto el correo electrónico, otras pueden intervenir
- Coordinación: los equipos pueden organizarse mejor
- Seguridad ante ausencias: en caso de vacaciones o enfermedad, otras personas están informadas
- Visión general centralizada: la dirección o la administración pueden mantener una visión de conjunto
Desventajas y retos
- Avalancha de correos electrónicos: con muchas reservas, el número de correos electrónicos puede volverse rápidamente inmanejable
- Protección de datos: más destinatarios = más personas con acceso a datos sensibles
- Dilución de la responsabilidad: cuando se informa a muchas personas, puede que nadie se sienta responsable
Buenas prácticas
- Añadir solo a las personas relevantes: no configurar destinatarios innecesarios
- Utilizar buzones de equipo: en lugar de muchas personas individuales, es mejor un buzón central (por ejemplo,
citas@example.com) que puedan consultar varias personas - Configurar filtros: los destinatarios deberían configurar filtros o reglas de correo electrónico para clasificar automáticamente las notificaciones
- Revisar periódicamente: comprobar con regularidad si todos los destinatarios configurados siguen en la empresa y necesitan los correos electrónicos
Soluciones alternativas
- Reenvío a nivel del servidor de correo: en lugar de configurar destinatarios adicionales en el sistema de reservas, el servidor de correo del destinatario principal puede configurar un reenvío automático
- Integración con CRM: todas las reservas se transfieren al sistema CRM, donde pueden consultarlas las personas autorizadas, sin avalancha de correos electrónicos
- Canal interno de Slack o Teams: en lugar de correos electrónicos, las reservas pueden enviarse mediante webhooks a un canal de Slack o de Microsoft Teams
Implementación técnica
En el área de administración hay un campo de entrada o una lista en la que pueden añadirse direcciones de correo electrónico adicionales:
- Campo de entrada:
adicional@example.com, asistente@example.com, direccion@example.com - Lista: cada dirección en una línea independiente o con un botón «Añadir»
En cada notificación, el sistema recorre la lista y envía el correo electrónico a todas las direcciones.
Ampliaciones y variantes
- Distintos destinatarios según el tipo de evento: las nuevas reservas van al equipo A y las cancelaciones al equipo B
- Destinatarios condicionales: solo se informa al destinatario adicional en determinados motivos de cita o a partir de un determinado importe de reserva
- Modo CC/CCO: los destinatarios adicionales pueden añadirse como CC (visibles) o CCO (ocultos)
- Textos de correo electrónico diferentes: el destinatario principal recibe un correo electrónico detallado y los destinatarios adicionales solo una versión abreviada
Combinación con roles y permisos
En sistemas de mayor tamaño, los destinatarios adicionales también pueden combinarse con permisos basados en roles:
- Rol de operador: recibe correos electrónicos y puede consultar y editar reservas
- Rol de observador: recibe correos electrónicos y solo puede consultar las reservas, no editarlas
- Rol de gestor: recibe correos electrónicos de resumen (por ejemplo, todas las reservas una vez al día), no cada reserva individual
Configuración de ejemplo
Calendario: Dra. García (odontóloga) Destinatario principal: dra.garcia@example.com
Destinatarios adicionales
recepcion@example.com(la recepción recibe todas las reservas para dar la bienvenida a los pacientes)asistencia@example.com(el personal asistente recibe todas las reservas para preparar las salas de tratamiento)
En caso de nueva reserva
- El cliente reserva una cita
- El sistema envía un correo electrónico a:
- dra.garcia@example.com (destinatario principal) - recepcion@example.com (adicional) - asistencia@example.com (adicional)
Las tres personas están informadas y pueden prepararse.
Diferencias con otras funciones
- Usuario de calendario: la persona a la que pertenece el calendario (destinatario principal)
- Destinatarios adicionales: otras personas que también reciben la información
- Integración con CRM: las reservas se transfieren al CRM, donde muchas personas pueden consultarlas
- Webhook: interfaz técnica para el procesamiento automatizado
Estadísticas y monitorización
En el área de administración, los operadores pueden consultar:
- ¿Cuántos correos electrónicos se envían en total? (incluidos los destinatarios adicionales)
- Tasa de rebote: ¿se entregan correctamente los correos electrónicos a los destinatarios adicionales?
- Opt-out: ¿se han dado de baja destinatarios adicionales?