El módulo de alerta de cita informa de forma proactiva a los proveedores o empleados sobre las próximas citas. A diferencia del recordatorio de cita normal, que se envía al cliente, la alerta de cita se dirige al personal y sirve para la preparación y la organización internas. Especialmente en entornos de trabajo ajetreados o con citas que cambian con frecuencia, la alerta de cita ayuda a mantener la visión general y a prepararse a tiempo.
Configuración
- Tiempo de anticipación: de libre elección, por ejemplo «Alerta 30 minutos antes de la cita», «1 hora antes» o «15 minutos antes»
- Canal de notificación: email, SMS o notificación push (según el sistema)
- Destinatarios: personas individuales (el empleado responsable) o equipos (todos los empleados de un departamento)
- Filtrado por tipo de cita: activar solo para determinados motivos de cita (por ejemplo, solo para reuniones de asesoramiento importantes, no para citas rutinarias)
- Contenido: mensaje personalizable con marcadores de posición para el nombre del cliente, la hora, el tipo de cita y observaciones especiales
Ejemplos de uso
Consulta médica
Los médicos y el personal sanitario reciben 15 minutos antes de cada cita un SMS con el nombre del paciente, el motivo de la visita y el número de sala. Así pueden prepararse mentalmente para el siguiente paciente y tener a mano la documentación relevante.
Empresa de consultoría
Los asesores reciben 30 minutos antes de una reunión con un cliente un email con el historial del cliente, el tema de asesoramiento reservado y un enlace a los documentos relevantes. Esto da tiempo para una preparación específica.
Gimnasio
Los entrenadores reciben 10 minutos antes del inicio de la clase una notificación con el número de participantes y los nombres de las personas inscritas. Así pueden preparar la sala en consecuencia.
Restaurante
El personal de servicio recibe una alerta 1 hora antes de una reserva grande para preparar la mesa y tener en cuenta, en su caso, peticiones especiales (por ejemplo, alergias o una trona para niños).
Ventajas de la alerta de cita
- Mejor preparación: los empleados pueden prepararse a tiempo para la cita
- Menos estrés: sin sorpresas cuando un cliente aparece de repente en la puerta
- Mayor calidad del servicio: las citas bien preparadas transcurren de forma más profesional
- Gestión del tiempo: ayuda a estructurar el día y a establecer prioridades
- Reducción de errores: menos citas olvidadas o preparaciones incorrectas
Implementación técnica
La alerta de cita se realiza mediante un proceso programado (cronjob) que comprueba periódicamente qué citas se acercan dentro del tiempo de anticipación configurado. Para estas citas se envía automáticamente una notificación a los destinatarios registrados. La notificación puede enviarse a través de un servidor de email, una pasarela de SMS o un servicio de notificaciones push.
Diferencia con el recordatorio de cita
- Recordatorio de cita: se envía al cliente; el objetivo es reducir los no-shows
- Alerta de cita: se envía a los empleados o al proveedor; el objetivo es la preparación interna
Ambas funciones pueden activarse en paralelo y se complementan de forma útil.
Buenas prácticas
- Elegir el tiempo de anticipación de modo que quede tiempo suficiente para la preparación, pero no tan pronto que la información vuelva a olvidarse
- Con varios empleados: notificar solo al empleado responsable para evitar un exceso de información
- Mantener el contenido del mensaje breve y conciso, solo con la información más importante
- En los SMS: prestar atención a la longitud (máx. 160 caracteres por unidad de SMS)
Combinación con otras funciones
- Sincronización de calendarios: las citas con alerta también pueden transferirse a Outlook, Google Calendar, etc.
- Listas de comprobación: mostrar automáticamente una lista de comprobación para la preparación en determinadas citas
- Notas: mostrar en el mensaje de alerta notas internas sobre clientes o citas
Términos relacionados
Recordatorio de cita Notificación por SMS Usuario de calendario